Zo maak je een succes van je hybride onboarding proces

19 oktober 2023

Nederland doet het al jaren erg goed wanneer het gaat om thuiswerken. Pré-corona werkten zo’n 14% van alle werkenden in Nederland thuis. Dit lijkt weinig, maar daarmee doen we het uitstekend ten opzichte van andere landen wereldwijd. Ondanks dat werden nieuwe medewerkers tot vorig jaar altijd op kantoor ingewerkt, maar sinds die tijd is er veel verandert. Door corona zijn organisaties massaal overgestapt naar een ‘hybride’ werkvorm. Deze manier van werken heeft ook invloed op de onboarding van nieuwe medewerkers. Want hoe doe je dat wanneer een nieuwe collega wekelijks gedeeltelijk thuiswerkt? 

Wij merken dat sommige organisaties hybride onboarding lastig vinden. Met dit blog geven we enkele tips en handvatten om je nieuwe medewerkers ook in deze nieuwe werkelijkheid een goede start te laten maken.

Belang van goede (digital) onboarding
In de huidige arbeidsmarkt kan het lastig zijn voor organisaties om het juiste talent aan te trekken. Wanneer je dat lukt, wil je je nieuwe medewerker graag behouden. Belangrijk is om deze nieuwe collega goed in te werken. Ook wel onboarding genoemd. Een goede onboarding zorgt ervoor dat deze nieuwe medewerker zich betrokken voelt en sneller van meerwaarde is voor de organisatie. Daarnaast zorgt een goede onboarding ook voor een goed bedrijfsimago en voor een positief verhaal naar buiten toe. Ook in een periode waarin we steeds meer hybride gaan werken, blijft een goede onboarding belangrijk. Ongeacht of dit (deels) fysiek of (deels) digitaal gaat.

Trends op het gebied van hybride onboarding
Bij We Know People blijven we graag op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de markt. Op het gebied van hybride onboarding zien wij dat er een aantal interessante ontwikkelingen gaande zijn die het gemakkelijker maken om nieuwe medewerkers ook op afstand goed in te werken. We zetten er hieronder een paar voor je op een rijtje:

Kies voor personalisatie
Dit begint bij het zichtbaar maken van de persoonlijke behoeften van de nieuwe medewerker. Bij We Know People maken we daarvoor gebruik van buddysystemen. Daarmee zorgen we ervoor dat nieuwe medewerkers een vast aanspreekpunt hebben, waar ze met al hun vragen terecht kunnen. Ze krijgen een vaste buddy waar ze zich aan kunnen optrekken. Deze buddy maakt elke week een half uur in de eigen agenda vrij zodat de nieuwe collega, waaraan deze buddy gekoppeld is, vragen kan stellen. 

Op die manier wordt voor ons duidelijk wat deze nieuwe collega nodig heeft. Het gaat daarbij niet alleen om spullen zoals een laptop met de juiste apps en programma’s, maar ook om persoonlijkheid. Met behulp van het buddysysteem wordt voor de buddy duidelijk wat de nieuwe medewerker nodig heeft om zich op het gemak te voelen. 

Daarnaast kun je, om elkaar beter te leren kennen, op de dagen dat deze persoon op kantoor werkt, fysieke meetings inplannen met collega’s om kennis te maken en dagelijkse of wekelijkse 1-op-1 sessies met de leidinggevende inplannen. Verderop in het onboarding proces kan dit ook virtueel. Dit bevordert de productiviteit van het werk en de betrokkenheid bij het werk en de organisatie. Maak ook hier goed onderscheid in welke meetings digitaal kunnen en voor welke bijeenkomsten het belangrijk is om fysiek op kantoor te zijn. 

Maak gebruik van goede digitale systemen
Daarnaast is het belangrijk dat nieuwe medewerkers gemakkelijk toegang krijgen tot de cloud of andere online programma’s. Zo maakt het niet uit of diegene thuis of op kantoor is. Hoe sneller ze kunnen meedoen, hoe sneller ze proactief kunnen deelnemen aan het team en de organisatie. Zorg er dus voor dat inloggegevens voor nieuwe medewerkers al klaarliggen op de eerste werkdag (bijvoorbeeld om de laptop te ontgrendelen) of zo snel mogelijk wordt aangemaakt. Dit zorgt ervoor dat ze zich snel welkom voelen.

Zet mobiele onboarding in 
Als het gaat om het faciliteren van een goede online onboarding, vergeet dan mobiele onboarding niet. Daarbij gaat het om programma’s die ook via de telefoon toegankelijk zijn door middel van apps. Zorg dat een nieuwe medewerker bijvoorbeeld wordt toegevoegd aan de juiste WhatsApp groepen. Het is een handige en laagdrempelige manier om elkaar ook op afstand (beter) te leren kennen, want het versterkt het ‘net als op kantoor’ gevoel en de onderlinge sfeer tussen collega’s. Zo weten ze wat er allemaal speelt bij collega’s en horen ze er meteen bij. Bovendien is de responstijd in de mobiele apps vanwege de notificaties korter. Daarmee krijgt de nieuwe medewerker waarschijnlijk snel een antwoord. De vraag wordt als het ware gemakkelijker ´in de groep gegooid’ want in het begin weet de nieuwe medewerker nog niet wie welke vraag kan beantwoorden.

Handvatten voor een succesvolle hybride onboarding
Aan bovenstaande tips zie je dat het echt niet lastig hoeft te zijn om iemand in te werken wanneer niet iedereen op kantoor is. Het vraagt wat meer creativiteit, maar dat zorgt er meteen ook voor dat een organisatie met de tijd meegaat. 

Maak een hybride onboarding programma dat is afgestemd op de nieuwe medewerker. Daarbij is het in ieder geval belangrijk dat er duidelijke richtlijnen zijn. Dit betekent dat documenten continu geüpdatet, toegankelijk en digitaal beschikbaar moeten zijn. Maar ook dat je een goede scheiding maakt tussen welke onderdelen van het onboarding proces online gebeuren en welke op kantoor.

Een onboarding checklist kan daarbij handig zijn om het proces te stroomlijnen. Ook deze mag regelmatig onder de loep worden genomen. Je kunt er onder andere de volgende onderwerpen in opnemen:

• Formulieren en juridische documenten die moeten worden ingevuld en teruggestuurd; uiteraard kun je deze papieren ook in laten vullen op de kantoordag(en). Zet in ieder geval in de checklist of dit op kantoor of digitaal wordt afgehandeld. 
• De middelen (laptop, telefoon, toegangspas, creditcard etc.) die de nieuwe medewerker moet hebben om aan de slag te kunnen, wat daar de procedure voor is en hoe lang dat duurt.
• Het toesturen/laten doornemen van het personeelshandboek.
• Tot welke documenten/programma’s/groepen de nieuwe medewerker toegang moet hebben, wat daar de procedure voor is en hoeveel tijd dat in beslag neemt.
• Communiceer duidelijk bij wie iemand terecht kan met vragen, zoals bij ons met het buddysysteem.
• Hopelijk helpt deze blog je op weg met een goede hybride onboarding. 

Wil jij jouw nieuw geworven talent een goede start geven? Zodra een nieuwe collega via We Know People start, kun je bij ons terecht voor onboarding tips. Wil je graag dat wij voor jou op zoek gaan naar een nieuwe collega en wil je daarom je vacature bij ons uitzetten? Neem dan contact op met Managing Partner Alette via Alette@weknowpeople.nl